Seit nunmehr einem Jahr sind wir erfolgreicher Partner der DOCBOX® – dem Dokumentenmanagement-System für eine effiziente, digitale und revisionssichere Verwaltung von Unternehmensdokumenten.
In den vergangenen zwölf Monaten konnten wir unseren Kunden mit DOCBOX® eine moderne Lösung anbieten, die den Weg zum papierarmen Büro deutlich erleichtert. Dokumente lassen sich zentral ablegen, schnell wiederfinden und jederzeit orts- sowie zeitunabhängig abrufen. Gerade in Zeiten zunehmender Digitalisierung bietet ein professionelles Dokumentenmanagement-System enorme Vorteile für Unternehmen jeder Größe.
Die DOCBOX® unterstützt Unternehmen dabei, Dokumente digital zu archivieren, strukturiert zu verwalten und Arbeitsabläufe nachhaltig zu verbessern. Dazu gehören unter anderem digitale Akten, elektronische Archivierung, intelligente Suchfunktionen sowie eine revisionssichere Ablage geschäftlicher Unterlagen.
Ein besonderer Mehrwert liegt in den Workflowmöglichkeiten der DOCBOX®. Dokumentenbasierte Geschäftsprozesse können automatisiert abgebildet und nach festgelegten Regeln durch das Unternehmen geleitet werden. So lassen sich beispielsweise Eingangsrechnungen, Verträge, interne Dokumente oder andere Belege automatisch an die zuständigen Mitarbeitenden oder Abteilungen weiterleiten. Genehmigungs-, Prüf- und Freigabeprozesse werden dadurch transparenter, schneller und nachvollziehbarer.
Davon profitieren alle Bereiche im Unternehmen: Mitarbeitende schätzen die einfache und schnelle Bearbeitung, die Chefetage erhält mehr Transparenz und Kontrolle über laufende Prozesse, und die IT profitiert von klar strukturierten, digitalen Abläufen. So entsteht eine Lösung, die nicht nur technisch überzeugt, sondern auch im Arbeitsalltag begeistert.
Über das Workflow-Modul können Verarbeitungsschritte automatisiert, Aufgaben vereinfacht und dokumentenbasierte Geschäftsabläufe in Echtzeit überwacht werden. Der gesamte Durchlauf eines Dokuments, inklusive Bearbeitungsvermerken, beteiligten Benutzern und Bearbeitungszeiten, kann nachvollziehbar mit dem Dokument gespeichert werden. Dadurch bleiben Prozesse auch später transparent und prüfbar.
Gerade bei typischen Abläufen wie der Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe zeigt sich der praktische Nutzen: Rechnungen können digital erfasst, geprüft, genehmigt, freigegeben und anschließend weiterverarbeitet oder archiviert werden. Auch automatische Weiterleitungen an einzelne oder mehrere Empfänger, Wiedervorlagen, Versionskontrolle und Versionsmanagement gehören zu wichtigen Funktionen im digitalen Dokumentenworkflow.
Für Unternehmen bedeutet das: weniger manuelle Weitergaben, weniger Papier, kürzere Bearbeitungszeiten und eine deutlich bessere Übersicht über laufende Vorgänge. Aufgaben, Zuständigkeiten und Freigaben werden klar geregelt, während Dokumente zentral verfügbar bleiben und nicht mehr in E-Mail-Postfächern, Papiermappen oder einzelnen Abteilungen verloren gehen.
Wir freuen uns sehr über die erfolgreiche Zusammenarbeit mit DOCBOX® und bedanken uns für ein Jahr vertrauensvolle Partnerschaft. Auch in Zukunft stehen wir unseren Kunden gerne beratend zur Seite, wenn es darum geht, Dokumentenprozesse zu digitalisieren, Abläufe effizienter zu gestalten und den Einstieg in ein modernes Dokumentenmanagement zu erleichtern.
Sie interessieren sich für digitales Dokumentenmanagement mit DOCBOX®?
DOCBOX®
Unser Team steht Ihnen gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Bürosysteme Lilienthal GmbH